Tensip tutanağı, bir dava açıldıktan sonra mahkemenin dosyayı ilk incelemesi neticesinde verdiği usule ilişkin ilk ara kararları içeren resmi belgedir. Uygulamada “tensip zaptı” olarak da adlandırılan bu belge, yargılamanın nasıl yürütüleceğini gösteren bir yol haritası niteliğindedir. Dava dilekçesinin mahkeme esasına kaydedilmesinin ardından hâkim tarafından düzenlenir ve taraflara tebliğ edilir.
6100 sayılı Hukuk Muhakemeleri Kanunu’nun 137 ve devamı maddeleri uyarınca mahkeme, dilekçelerin karşılıklı verilmesi aşamasını ve ön inceleme sürecini planlamakla yükümlüdür. Tensip tutanağı da bu planlamanın ilk somut adımıdır. Bu aşamada mahkeme, davanın usul şartlarını inceler; eksiklik varsa tamamlanması için süre verir; delillerin sunulması, gider avansının yatırılması, müzekkere yazılması veya ön inceleme duruşma günü verilmesi gibi konularda ara kararlar oluşturur.
Tensip tutanağı esasa ilişkin bir karar değildir. Yani davanın kabulü ya da reddi yönünde bir değerlendirme içermez. Bu yönüyle müvekkiller açısından en çok karıştırılan hususlardan biri şudur: Tensip zaptının düzenlenmiş olması davanın kazanıldığı ya da kaybedildiği anlamına gelmez. Bu belge yalnızca yargılamanın usul çerçevesini belirler.
Uygulamada tensip tutanağında sıklıkla; davalıya cevap dilekçesi sunması için iki haftalık süre verilmesi (HMK m.127), tarafların delillerini sunmaları için kesin süre tanınması (HMK m.140), eksik harç veya gider avansının tamamlanmasının istenmesi (HMK m.114 ve m.120) gibi hususlar yer alır. Ayrıca mahkeme gerekli görürse ilgili kurumlara müzekkere yazılmasına, bilirkişi incelemesine zemin hazırlayacak belgelerin toplanmasına veya tanık listelerinin sunulmasına da bu aşamada karar verebilir.
Tensip tutanağı taraflara tebliğ edildiğinde, içeriğinde belirtilen süreler işlemeye başlar. Bu nedenle tebligatın dikkatle incelenmesi büyük önem taşır. Özellikle “kesin süre” ibaresi bulunan ara kararlar, süresi içinde yerine getirilmezse ilgili delile dayanma hakkının kaybına yol açabilir. Yargıtay uygulamasında da kesin sürelerin sonuçlarının taraflara açıkça bildirilmesi gerektiği ve sürelere riayet edilmemesinin hak kaybı doğurabileceği istikrarlı biçimde kabul edilmektedir.
Ceza yargılamasında da benzer şekilde, iddianamenin kabulünden sonra mahkemece tensip zaptı düzenlenir ve duruşma günü belirlenir. Ancak hukuk yargılamasındaki tensip tutanağı, özellikle dilekçeler aşamasının yönetilmesi bakımından daha belirleyici bir fonksiyona sahiptir.
Sonuç olarak tensip tutanağı, davanın başlangıç aşamasında mahkemenin dosyayı usul yönünden şekillendirdiği, taraflara yükümlülükler ve süreler yüklediği, yargılamanın çerçevesini çizen temel bir belgedir. Bu belgenin içeriğinin doğru okunması ve öngörülen işlemlerin süresinde yerine getirilmesi, davanın sağlıklı şekilde ilerleyebilmesi açısından kritik öneme sahiptir.